Råd om utbetalinger
Norske prosjektpartnere som deltar i kulturutvekslingsprogram finansiert av EØS-midlene skal få dekket kostnader dersom dette avtales på forhånd. Sørg for å sette av tid til prosjektadministrasjon og rapportering!
Dokumentasjon av utgifter
Alle utgifter må dokumenteres, enten med revisorberetning eller med kvitteringer. EØS-regelverket og det nasjonale regelverket i de ulike mottakerlandene gjelder. Dokumentasjonskravene i mottakerlandene vil dermed variere, og er ofte strengere enn det vi er vant med i Norge. Undersøk på forhånd hva kravene innebærer, og sørg for at administrasjons- og revisorkostnader er inkludert i budsjettet. Dette kan også inkluderes i partnerskapsavtalen.
Bruk av revisor eller ikke?
- Alle norske partnere har rett til å bruke en autorisert revisor til å dokumentere utgifter. Partneren i mottakerlandet har ikke nødvendigvis samme mulighet.
- Revisorkostnadene kan inkluderes i prosjektbudsjettet. De bør også stå i partnerskapsavtalen.
- Undersøk med prosjekteier om det er spesielle krav til revisorberetningen.
- Bli enig med partner om hvor ofte dere kan få refundert utgifter og om det er mulig å få forskuddsbetalt.
- Hvor ofte prosjekteier får utbetaling fra programoperatøren, varierer fra land til land. Dette er ofte opptil tre ganger i året.
- Rapportering og dokumentasjon av utgifter trenger ikke å ha samme hyppighet som utbetaling. Sjekk også om det er mulig å levere revisorberetningen for eksempel en gang i året.
- Revisorkostandene kan bli uforholdsmessig store dersom utgiftene er små. Det kan være mulig å bruke en kombinasjon av revisorberetning og andre metoder (f.eks. bruk av bilag) for å dokumentere prosjektutgifter, men undersøk om det er mulig på forhånd. Vurder, dersom det er mulig, å dokumentere prosjektutgifter på andre vis enn revisorberetning i perioder med få utgifter.
- Én utgift skal dokumenteres på kun én måte. Det er altså ikke nødvendig med både revisorberetning og kvitteringer.
- Også små utgifter skal dokumenteres, uavhengig av om man dokumenterer utgifter med kvitteringer eller ved bruk av revisorberetning.
Generelle råd
- Vi anbefaler at dere har egen bankkonto for prosjektet. Dette forenkler ofte utgiftsrapporteringen.
- Avklar allerede i søknaden og i partnerskapsavtalen om dere har behov for forskuddsbetaling.
- Det er mulig å justere budsjettene underveis. Partnerne i prosjektet må være enige om justeringen, og den må godkjennes av programoperatør.
Undersøk også regler og prosedyrer for:
- Valutakursendringer (særlig aktuelt ved store svigninger i den norske kronen)
- Tap ved overføring av penger
- Offentlige anskaffelser
- Inntekter fra billettsalg
- Kansellering av bestilte billetter og overnatting
- Skade, for eksempel ved leie av bil eller utstyr
- Forsikringer og egendeler ved bruk av forsikring
Ytterligere informasjon
De fleste mottakerland har guider eller manualer som spesifiserer refusjons- og rapporteringskravene. Her finner dere lenker til de aktuelle dokumentene:
I noen land finnes det mer detaljerte dokumenter om refusjonskrav på lokalspråket. Avklar dette med partner så tidlig som mulig i samarbeidet.
Andre relaterte artikler:
Se også Undertegne partnerskapsavtale? for flere nyttige tips om samarbeidsprosjekt.