Internasjonalt

Kreativt Europa

Kreativt Europa

Nødvendige dokumenter i søknad til Kreativt Europa

Klør du deg i hodet over hvilken dokumentasjon du skal sende til EU med søknaden din? Vi har laget en generell oversikt over dokumentene du trenger for å søke.

Hvis du søker støtte gjennom Kreativt Europa, vil du bli bedt om å legge ved en del dokumentasjon relatert til din organisasjons juridiske status og økonomi. Det finnes også en rekke dokumenter som man ikke trenger å legge ved søknaden, men som søker må ha tilgjengelig og være klare til å sende over til EU umiddelbart etter at man har fått tilsagn om støtte til et prosjekt. Under har vi listet opp dokumentene man blir bedt om å sende inn sammen med søknaden, eller hva man må ha tilgjengelig, og en forklaring på hvilke norske dokumenter dette tilsvarer.

NB! Dette er en generell oversikt, og vi råder deg til å konsultere den aktuelle utlysningen for en fullstendig oversikt.

Hvis du har spørsmål knyttet til noen av dokumentene eller søknadsprosessen til Kreativt Europa, ta kontakt på kreativteuropa@kulturradet.no.

Participant Portal

For å søke om støtte fra Kreativt Europa, må søker registrere sin juridiske enhet (selskap, foretak, organisasjoner etc.) i EUs Participant Portal. Når du har gjort dette, får du et PIC-nummer som blir organisasjonens registreringsnummer til EU. Deltakerportalen er stedet hvor alle juridiske og finansielle forhold knyttet til søkerorganisasjonene blir håndtert.

Opplysningene dere oppgir i deltakerportalen skal verifiseres, og i den forbindelse kan din organisasjon bli kontaktet og bedt om å supplere eller verifisere opplysningene som er oppgitt.

Godkjenningen gjøres på sentralt hold i EU-systemet, og gjelder for alle EU-programmer. Har du tidligere søkt støtte gjennom andre EU-programmer gjennom Participant Portal bruker du bare samme profil.

Hvordan laste opp dokumenter

Det er noen dokumenter som skal lastes opp i Participant Portal. Dette gjør man ved å logge seg inn på portalen, gå inn på «Organisastions» og «My organisations», og trykke på MO «Modify organisation». Last opp dokumentene under fanen «Documents». Hvis du er usikker på hvordan man klassifiserer dokumentet «Document type», så velger du «Other».

Status til opplastede dokument vil til enhver tid være synlig: received, approved etc.

Hvilke dokumenter skal lastes opp?

Tilskudd opp til € 60.000

Tilskudd over € 60.000

  • Legal Entity Form
  • Brønnøysundattest
  • Financial Capacity Form
  • Årsregnskap for det siste eller de to siste tilgjengelige regnskapsår.

 

  1. Legal Entity Form

Organisasjonens «Legal Entity» er den personen som har juridiske rettigheter til å inngå avtaler på vegne av organisasjonen, som har signaturrett eller "prokura". Personen som har prokura står oppført i Brønnøysundsattesten. 

  1. Offentlig godkjent organisasjonsdokument og moms-registrering

I Norge er disse to dokumentene slått sammen i ett dokument: Brønnøysundattesten.

 

Private organisasjoner[1] skal laste opp:

  • Brønnøysundattest, ikke eldre enn 6 måneder gammelt. Kopier er tilgjengelig i Altinn.

Offentlige organisasjoner skal laste opp:

  • Brønnøysundattest
  • Organisasjonens vedtekter
  • Kopi av lovteksten, den juridiske resolusjonen eller annen juridisk avgjørelse som ligger til grunn for organisasjonens stiftelse.

 

  1. Financial Capacity Form (kun hvis søkt tilskudd er over € 60.000) 

 

  1. Årsregnskap for det siste eller de to siste tilgjengelige regnskapsårene (kun hvis søkt tilskudd er over € 60.000)

 

  1. Andre dokumenter

 

De ulike ordningene innen Kreativt Europa etterspør forskjellige dokumenter. Det er derfor viktig at man ser gjennom «Guide for Applicants» og «Guidelines» for den ordningen du skal søke. Der vil du også få beskjed om hvor du kan laste ned relevante dokumenter.

For utlysningene for litteratur, finner du relevante vedlegg under fanen «annexes» i utlysningen. Eksempel fra 2016

For utlysningene for samarbeidsprosjekt, finner du relevante vedlegg under fanen «annexes» i utlysningen. Eksempel fra 2017

Utnevning av LEAR

Når opplysningene i deltakerportalen har blitt godkjent skal alle organisasjoner utnevne en LEAR (Legal Entity Appointed Representative). Denne personen er ansvarlig for opplysningene i deltakerportalen og er den eneste personen som kan endre eller oppdatere informasjon i portalen etter at organisasjonen har blitt validert. Dette bør altså være en person som er tilknyttet organisasjonen på permanent basis.

Det er fire dokumenter som skal lastes ned, og tre av dem skal fylles ut og signeres av organisasjonens "Legal Person" med vedlegg og sendes inn per e-post til Kommisjonen.

Følg denne lenken for instruksjoner for hvordan man utnevner en LEAR. Her finner du også informasjon om hvordan du kan endre LEAR og informasjon om hvilke oppgaver og ansvar som følger med denne rollen. 

Søknadsprosessen 

Vi oppfordrer alle til å lese gjennom retningslinjer og "How to apply" guidene som finnes i alle utlysninger på EU sine nettsider. Alle søknader tas i mot av EACEA i EU-kommisjonen, de har en egen HelpDesk for søkere. E-form er et interaktivt pdf-skjema som kan fungere ulikt på datamaskiner med forskjellig Adobe versjon/oppdatering. Får du feilmelding ved innsending av skjemaet prøv å lagre det og sende inn på nytt. Fungerer det fremdeles ikke, ta kontakt med HelpDesk.

Tekniske problemer

Hvis du får tekniske problemer så kontakt HelpDesk FØR søknadsfristen. Hvis du kontakter HelpDesk etter kl.12.00 CET/CEST (Brussels time) så vil ikke søknaden bli godkjent eller behandlet.

Når du kontakter HelpDesk via e-post skal du beskrive problemet som har oppstått, og hvilken tilskuddsordning du søker på. Legg gjerne ved søknaden i pdf og lag en skjermdump som illustrerer ditt problem. På skjermdumpen bør tid og dato vises.

Kontakt HelpDesk

Telefon: +32 229 90705
Email: EACEA-Helpdesk@ec.europa.eu

 

 

[1] Vær oppmerksom på at alle organisasjoner som ikke er offentlig i søknadsprosessen til Kreativt Europa blir betegnet som privat organisasjon. Det har ingen betydning om dere benytter en annen benevnelse i Norge (eks. ideell organisasjoner etc.).