Internasjonalt

Kreativt Europa

Fakta

Hvordan utvikle internasjonale prosjekter

Lucid Dream med Nils Petter Molvær og Jørgen Larsson. Düsseldorf, Schloss Benrath, 2014. Foto: Susanne Diesner / Schumannfest

Lucid Dream med Nils Petter Molvær og Jørgen Larsson. Düsseldorf, Schloss Benrath, 2014. Foto: Susanne Diesner / Schumannfest

Her finner du råd til søknadsutvikling. Vi anbefaler at du gjør deg godt kjent med programmenes retningslinjer og setter av nok tid og ressurser. Å skrive en god søknad tar tid!

1. Hvordan finne samarbeidspartnere? 

Å finne gode samarbeidspartnere i forskjellige land er avgjørende for et vellykket europeisk samarbeidsprosjekt. Utfordringen er å skape entusiasme for en prosjektidé og deretter kople sammen egnede aktører for å gjennomføre det. Dette avhenger av at alle er villige til å bidra med tid og eventuelt tekniske ressurser, men også egen finansiering.

Det er flere veier inn i et EU-prosjekt. Man kan delta i et prosjekt som prosjektleder eller som samarbeidspartner. Prosjektleder inngår kontrakt med EU-kommisjonen, på vegne av alle samarbeidspartnerne, og er også juridisk ansvarlig overfor EU- kommisjonen. Samarbeidspartner og prosjektleder er likestilte når det gjelder utforming, gjennomføring og finansiering av prosjektet. Det betyr at samarbeidspartnere må være avklart før søknad skrives og at både samarbeidspartnere og prosjektleder bør bidra til budsjettet.

Vi anbefaler at søkere setter av nok tid og ressurser til dette.

For å lansere en prosjektidé kan det lønne seg å skrive en kortfattet prosjektbeskrivelse på engelsk som inneholder:  

Vær målrettet! Vi anbefaler å bruke mest tid på egne kontakter, paraplyorganisasjoner og nettverk som kilde til å finne partnere.

I tillegg kan prosjektbeskrivelsen spres gjennom:

2. Før du begynner å skrive – gjør deg kjent med dokumentene

Du finner alle relevante dokumenter på Kreativt Europas nettsider. 

Vi anbefaler at du leser Guidelines, Guide for applicants og Guide for experts nøye før du begynner på utviklingen av prosjektet og skriver søknaden. Her vil du finne detaljert informasjon om prioriteringen i programmet og teknisk veiledning.

3. Registrering og elektronisk søknadsskjema 

Selve søknaden må du fylle ut elektronisk: Du laster ned søknadsskjemaet på Kreativt Europas nettsider. 

Først må du registrere din søknad her:

  1. Alle søkere må registrere seg i Participant Portal og mottar et PIC-nummer (Participant Indentification Code) som man bruker i den elektroniske søknaden. Her finner du en artikkel om dokumentene du trenger til Participant Portal
  2. PIC nummeret skal brukes når du oppretter en bruker i EU Login 

NB! Det skal kun lages ett PIC-nummer for hver organisasjon og som så skal brukes i alle EU-søknader. Undersøk om din organisasjon allerede har et PIC- nummer og bruke dette. 

Søknadsskjemaet  kan du laste ned slik at du blir kjent med innholdet i det elektroniske søknadsskjemaet. NB! Husk at det lages ett nytt skjema for hver utlysning, så vær sikker på at du har riktig versjon. 

4. Budsjett

EUs andel av budsjettet er maks. 60 % for små prosjekter og 50% for store prosjekter. Søknader må inneholde et detaljert budsjett med alle beløp i euro. Budsjettet for tiltaket må være i balanse med hensyn til inntekter og utgifter, det vil si at utgiftene må ikke overstige inntektene eller omvendt.

Her finner du skjema for budsjett (og andre vedlegg).

Noen eksempler på utgifter som berettiger tilskudd:

  • Lønnskostnader for ansatte i prosjektet, inkludert arbeidsgiveravgift og sosiale utgifter. Kostnadene må innebære de faktiske kostnadene til prosjektleder og samarbeidspartnere. Hvis den ansatte bare er delvis involvert i tiltaket, er kun prosentandelen tid benyttet på tiltaket støtteberettiget. Deltakelse av ansatte i prosjektet må dokumenteres ved kontrakter, stillingsbeskrivelser, timelister eller annen dokumentasjon.
  • Reise, losji og kostgodtgjørelse for ansatte som deltar i tiltaket, i tråd med vanlig praksis for tilskuddsmottaker og/eller samarbeidspartnere. Hvis disse kostnadene anses å være for høye, vil de kuttes av EU-kommisjonen.
  • Innkjøp av utstyr (nytt eller brukt), forutsatt at utstyret er avskrevet i tråd med gjeldende regnskapsregler hos tilskuddsmottaker. Kun den delen av utstyrets avskrivningsverdi som tilsvarer prosjektets varighet er støtteberettiget.

Her finner du en grundig gjennomgang (e-tutorial) av budsjett og styring av økonomien for et Kreativt Europa prosjekt. Her finner du en håndbok.

5. Spredning og informasjonstiltak

I søknaden må det komme klart fram hvordan informasjon om tiltaket skal spres. Tenk nøye gjennom hvordan informasjon om prosjektet kan spres innenfor ditt felt og hvilke arenaer som allerede finnes nasjonalt og internasjonalt.

Husk:

  • Å beskrive virkemidler som synliggjør tiltaket, lag en detaljert informasjonsplan, som beskriver hvilke kanaler som skal tas i bruk (web, media, trykksaker, konferanser etc.)
  • Å sette av tilstrekkelig midler i budsjettet til å gjennomføre informasjonstiltak.

6. Vedlegg og underskrifter

Gå gjennom sjekklisten for obligatoriske skjema og vedlegg (se siste side i Guidelines) og send tidlig en bestilling til alle samarbeidspartnere over dokumenter som de må skaffe til veie. En del av dokumentene skal være undertegnet av en person med prokura, dvs. en person som har rett til å binde organisasjonen økonomisk. 

Her finner du en oversikt over alle vedlegg. LENKE

7. Samarbeidsavtalen

Dette er et svært viktig dokument som regulerer forholdet mellom partnerne. Dette skal være et felles dokument som er signert av alle partnere. Dokumentet kan være kort og henvise til innholdet i selve søknaden. Imidlertid anbefales det å legge en del ressurser i utformingen av avtalen for å sikre at det er enighet om hvordan helt sentrale oppgaver skal løses, og at alle partnere er omforent om hva man skal gjøre om det skulle komme til en konflikt.

Det finnes ikke et eget skjema for dette. Her følger forslag til hva avtalen bør inneholde:

  • Roller og ansvarsdeling i prosjektet
  • Hva den enkelte partner skal bidra med av prosjektmidler etc.
  • Hvordan økonomien skal styres
  • Hvordan EU-støtten skal fordeles
  • Ulike scenarioer for hvordan prosjektet skal tilpasses ved endring i økonomien. Eksempler kan være: Hvordan nedskalere hvis prosjektet blir tildelt mindre midler fra EU enn budsjettert. Hva skjer hvis partnerne ikke klarer å stille med sin egenandel
  • Rutiner for rapportering og frister 
  • Eierskap til rettigheter
  • Konfidensialitet
  • Hvordan skal konflikter løses
  • Hvordan skal prosjektet formelt avsluttes

8. Send inn søknad

  • Søknaden skal sendes inn elektronisk.
  • Søknadsfristen er absolutt.
  • Hvis du får tekniske problemer ta kontakt med eacea-helpdesk@ec.europa.eu / tlf +32 2 299 0705 – NB! før søknadsfristen har gått ut.
  • Får du tekniske problemer er det lurt å dokumentere dette ved å ta en eller flere skjermdumper.
  • Det er seks måneder behandlingstid, og alle søkere vil få en skriftlig tilbakemelding.

9. Skal du inn som partner i et prosjekt?

Råd om utbetalinger:

  • Sørg for at administrasjons- og revisorkostnader er inkludert i budsjettet
  • Undersøk om det er spesielle krav til revisjon
  • Hvilke krav til dokumentasjon av utgifter gjelder
  • Avklar hvor ofte dere kan få refundert utgifter og om det er mulig å få forskuddsbetalt

Husk at det er liten fleksibilitet når det gjelder å justere i budsjettet. 

10. Noen tips til slutt

  • Tenk på hvordan du kan sikre god ledelse av prosjektet underveis. Legg inn partnermøter for å diskutere framdrift og budsjett gjennom hele prosjektperioden, slik at tiltak kan settes inn på riktig tidspunkt.  Husk å legge slike reiser inn i budsjettet.
  • I tidsplanen til prosjektet må du huske å sette av tid til mellomfasen når prosjektet har fått godkjenning og før kontrakten med EU er underskrevet.
  • Husk å legge inn i budsjettet kostnader til oppstartsmøtet i Brussel som arrangeres for prosjektlederne i Kreativt Europa-programmene. Dette møtet arrangeres vanligvis på høsten for to personer fra organisasjonen som leder prosjektet. Dette er en svært nyttig anledning til å bli kjent med kontaktperson i EACEA (Education, Audiovisual and Culture Executive Agency) og andre prosjektledere.
  • Sett også av tid til rapportering etter at prosjektet er avsluttet.