Styring og kontroll av virksomheten
Organisering
Kulturrådet iverksatte en ny organisasjonsstruktur fra 1. januar 2021. Den nye organisasjonsstrukturer innebærer at de to store avdelingene Kunstavdelingen og Kulturavdelingen er omorganisert til tre nye avdelinger: Samfunn- og arena, Kunstnerisk produksjon og formidling og Innovasjon og partnerskap. De viktigste elementene i mandatene til de nye avdelingene er:
- Samfunn og arena skal sikre at virksomhetens ansvar for kulturarv, arenautvikling, infrastruktur og mangfold ivaretas og at kultursektoren oppleves som inkluderende, relevant og representativ. Forvaltningsansvaret for tilskudd til institusjonene ligger her.
- Kunstnerisk produksjon og formidling skal fremme produksjon og formidling av ulike kunst- og kulturuttrykk, og gi kunstnere muligheter til fordyping og videreutvikling av produksjon. Hoveddelen av sekretariatsfunksjonene for det kollegiale organet rådet for Norsk kulturfond ligger her.
- Innovasjon og partnerskap skal styrke og videreutvikle kunstnerøkonomien og de kreative næringene. Avdelingen skal bidra til å bygge langsiktige og bærekraftige kunstnerskap samt fremme internasjonal gjennomslagskraft for kultursektoren i Norge og interkulturell forståelse. Sekretariatsfunksjonene for de kollegiale organene Utvalget for Statens kunstnerstipend og Styret for Fond for lyd og bilde ligger her.
Den nye organiseringen skal bidra til en mer helhetlig forvaltningspraksis, mer robuste kompetansemiljø og en økt fleksibilitet for å kunne løse oppdrag med ulik metode og kompetanse.
Digitalisering av forvaltning
Kulturrådet hadde i 2021 økt fokus på digitalisering og IKT. Kulturrådet utarbeidet og vedtok i 2021 IKT-strategi, IKT-styringsmodell og er sluttfasen av arbeid med sourcingstrategi. Hovedmål i IKT-strategi er fokusere IKT-innsats på verdiskapende langsiktige oppgaver, identifisere hvilke muligheter teknologi kan skape for Kulturrådets brukere, og sikre en effektiv og stabil drift.
Kulturrådet har i tillegg økt satsing på dataforvaltning der vi har opprettet et tverrfaglig team for arbeid med informasjonsprosesser. Område IKT-sikkerhet har blitt revidert og funnene fra rapporten skal følges opp i 2022. Der skal vi blant annet starte med adopsjon av NSM sine grunnprinsipper for IKT-sikkerhet, ROS analyser og penetrasjonstester av løsningene på vår tekniske plattform.
Arbeid med utskifting av saksbehandlingssystemer har måttet vike for koronarelaterte oppgaver, men er nå igjen i fokus. Aktiviteter er identifisert og Kulturrådet jobbet i 2021 med mandat for konseptfasen i henhold til prosjektveieviseren fra Digitaliseringsdirektoratet.
Kulturrådet har i 2021 også arbeidet med effektivisering av saksbehandlingen og har utviklet systemstøtte for utbetaling på kap. 320 postene 74, 75 og 76, automatisk arkivering og brevutsending på flere saksbehandlingsområder.
Arbeidsmiljø
Pandemien har preget HMS og arbeidsmiljøarbeidet i Kulturrådet også 2021. Arbeidsgiver har hatt forholdsvis hyppig kontakt med bedriftshelsetjenesten for råd, befaringer og spørsmål om tilrettelegging i enkeltsaker.
Det er gjennomført 2 medarbeidermålinger i 2021. Målingene viser at medarbeidere opplever et godt arbeidsmiljø og det er god score på opplevelsen av samhandling og rolleklarhet spesielt. Imidlertid opplever flere en utfordrende balanse mellom arbeidstid og fritid og økt opplevelse av stress på hjemmekontor og mer redusert kontakt med leder. Det har vært gjennomført konkrete tiltak og aktiviteter for å bidra til bedring i avdelinger og seksjoner.
Følgende aktiviteter er gjennomført i 2021:
- Kartlegging av arbeidsmiljø, med oppfølging i ledermøte og avdelingene
- Medarbeidersamtaler vår og høst (alle ansatte fått oppdaterte stillingsbeskrivelser)
- Kartlegging knyttet til gjenåpning, høst – med oppfølging i ledermøte og avdelingene
- Ergonomisk tilrettelegging og gjennomgang ved behov ved bedriftshelsetjenesten
- Regelmessige møter med bedriftshelsetjenesten for råd, tiltak og vurderinger
- Løpende smitteverntiltak og vurderinger
- Regelmessige møter i beredskapsgruppe og med medlemmer i AMU
- HR styringsdata og analyse til ledergruppen, IDF og til AMUs medlemmer med løpende oversikt over sykefravær mm
Sykefravær
Sykefraværet i 2021 var på 4,3 prosent og er totalt for året under målet på 4,5 prosent. Av sykefravær på 4,3 prosent for hele året er 0,8 prosent av dette egenmeldt og 3,5 prosent legemeldt. Kjønnsfordelingen er henholdsvis 2,6 prosent sykefravær for menn og 5,3 prosent for kvinner. Andelen sykefravær for kvinner er med det økt i forhold til andelen for 2020 (3,5 prosent for kvinner) og redusert for menn (3,1 prosent).
Sykefravær siste fem år
2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | |
Sykefravær | 4,4 % | 4,6 % | 4,0 % | 3,4 % | 4,3 % |
Turnover
Turnover for 2021 er på 7,6 prosent som er en nedgang på 2,3 prosent fra 2020 (9,9 prosent). Turnover er imidlertid stigende gjennom året noe som kan forklares med flere nye stillinger, økt naturlig avganger blant ansatte og øvrig naturlig turnover gjennom året fra en periode med usikre tider og mer stabilitet.
Turnover siste fem år
2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 | |
Turnover | 10,9 % | 15,7 % | 17,7 % | 9,9 % | 7,6 % |
Bemanning og personalforvaltning
Utvikling av årsverk i Kulturrådet er preget av at flere midlertidige stillinger har blitt faste stillinger som følge av overgang til varig behov over tid. Det skyldes delvis en rekke nye oppdrag, oppgaver og ordninger blant annet knyttet til pandemien, men også midlertidige oppgaver som over tid har blitt permanente som følge av langsiktige endringer og endrede kompetansebehov. Totalen viser en økning i årsverk på 7,2 prosent til 134. Økningen i personalkostnadene er på 8,3 prosent. Hovedårsaken til økningen er nye forvaltningsoppgaver knyttet til kap. 323, post 70, og kap. 320, postene 74-76 og forvaltningen av koronaordningene. Av de ansatte i tabellen under har 131 faste stillinger.
Kulturrådet har i perioden hatt en lærling i kontor- og administrasjonsfag. Lærlingen avslutter med endelig fagprøve sommeren 2022. Lærlingen har vært knyttet til HR og drift som har koordinert læringen på tvers i virksomheten. Lærlingen har vært tatt svært godt i mot og læreperioden har vært givende for både lærling og de andre ansatte. Lærlingen har vært godt inkludert i fellesskapet i hele perioden.
Fra og med 2022 er det et mål å ta inn 2 lærlinger.
Utvikling i tallet på årsverk per avdeling siste fem år
Avdeling | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | 2021 |
Direktør | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
Virksomhetsstyring (ny org. 2021) | 36,3 | 32,7 | 32,9 | 32,7 | 30,5 |
Kommunikasjon | 5,5 | 5,7 | 8,5 | 9,3 | 10,8 |
Kulturanalyse | 2,3 | 7,2 | |||
Kunst | 41 | 43,4 | 47,6 | 52 | |
Kultur | 24,5 | 25,6 | 26,2 | 22,3 | |
Kunstnerisk produksjon og formidling (ny 2021) | 36,7 | ||||
Samfunn og arena (ny 2021) | 22,3 | ||||
Innovasjon og partnerskap (ny 2021) | 24,0 | ||||
Kunnskapsproduksjon, statistikk og analyse (ny 2021) | 9,1 | ||||
Totalt | 109 | 109 | 119 | 125 | 134 |
Likestilling og mangfold
Andelen kvinner utgjør i 2021 64 prosent og menn 36. Andel kvinner i lederstillinger i Kulturrådet utgjør 66 prosent. Andelen kvinner og menn blant midlertidig engasjerte er omtrent likt. Lønn for kvinner utgjør 96,3 prosent sammenlignet med menn.
Kjønnsbalanse inkl. gjennomsnittlig årslønn
År | Kvinner % | Menn % | Totalt | Kvinner* | Menn* | |
Totalt i virksomheten | 2021 | 64 | 36 | 157 | 661 606 | 687 359 |
2020 | 64 | 36 | 143 | 644 132 | 655 702 | |
2019 | 65 | 35 | 131 | 637 590 | 642 267 | |
Lederstillinger | 2021 | 66 | 34 | 15 | 937 891 | 1 040 620 |
2020 | 64 | 36 | 17 | 885 659 | 916 483 | |
2019 | 65 | 35 | 17 | 872 409 | 905 933 | |
Øvrige stillinger | 2021 | 64 | 36 | 142 | 631 245 | 652 725 |
2020 | 64 | 36 | 126 | 611 332 | 620 932 | |
2019 | 65 | 35 | 114 | 605 211 | 606 313 |
*Gjennomsnittlig årslønn
Det er i 2021 jobbet konkret med å økte mangfold blant ansatte i Kulturrådet ved rekruttering til stillinger. Det er opprettet samarbeid på tvers i organisasjonen for å sikre kunnskap om mangfold i rekruttering og det er gjennomført ulike kompetansetiltak for ledere og HR medarbeidere som rekrutterer og deltar i intervjuer, med videre.
Målet er å øke mangfold ved flere og bredere perspektiver og på sikt å øke evnen til å lede og utvikle mangfold. Arbeidet følges opp i 2022 med sertifisering av ledere og medarbeidere.
Alle søkere til stillinger med ikke vestlig bakgrunn, hull i CV og funksjonsnedsettelse vurderes systematisk med sikte på intervju dersom vedkommende er kvalifisert. Søkeren kan selv varsle ved søkning om slik vurdering i vår rekrutteringsportal.
Kulturrådets arbeid for å utvikle kompetanse som setter oss i stand til å fremme likestilling og å hindre diskriminering ble noe redusert i 2021. Det innebærer økt fokus på systematisk opplæring av ledere, medarbeidere, verneombud og tillitsvalgte i 2022. Det er en fast del av Kulturrådets årlige kompetanseplan fra 2022.
Kulturrådet har ikke tidligere hatt en handlingsplan for likestillingsarbeid som omhandler likestilling- og diskriminering og som beskriver direktoratets inkluderingsarbeid. Arbeidet med en slik plan startes i 2022 og gjøres i samarbeid med AMU.
For øvrig ser vi at andelen søkere med innvandrerbakgrunn er dokumenter først i 2021 og vi vil først i 2022 se om andelen er økt. Søkere med funksjonsnedsettelse er lik sammenliknet med 2020 mens den har gått noe ned for søkere med hull i CV. Et mål for andelen søkere med slik bakgrunn som er ansatt vil inngå i handlingsplan for likestilling og diskriminering fra 2022.
Statistikk rekruttering 2021 (gjelder ikke topplederstillinger)
År | Antall stillinger 2021 | Antall søkere totalt | Søkere med innvandrerbakgrunn | Søker med funksjonsnedsettelse | Søkere med hull i cv |
2021 | 22 | 914 (36 % menn, 64 % kvinner) | 122 - 13,3 % (14 til intervju) | 15 - 1,6 % (3 til intervju) | 34 - 3,7 % (ingen til intervju) |
2020 | 860 | 1,6 % | 4 % |
Ingen med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV var kvalifisert for stillingene. Det er usikkerhet knyttet til om aktuelle kandidater benytter anledningen til å krysse av for valgalternativene.
Personvern og beredskap
Kulturrådet har i 2021 pekt ut nytt personvernombud. Beredskapsgruppens har hatt jevnlige møter i 2021 i vurdering av sikkerhet og beredskap knyttet til pandemien. Det er ikke gjennomført øvelser i 2021 da aktiviteten har vært høyere enn i vanlige år i gruppen. Det er gjennomført gjennomgående risiko- og sårbarhetsvurderinger og utarbeidet kontinuitetsplaner for alle avdelinger og seksjoner basert på kjent risikobilde.
Internkontroll og risikostyring
Kulturrådet arbeidet i 2020 med å videreutvikle internkontrollsystem, dokumentasjon og etterlevelse. Arbeidet med internkontroll skulle videreføres i 2021, men på grunn av høy involvering av administrative ressurser i håndteringen av koronaporteføljen ble ikke arbeidet fullført. Vi fokuserte på operativ kontroll av denne nye og store porteføljen. I 2022 vil Kulturrådet videreføre arbeidet med fokus på arbeidsprosesser. I 2021 innførte Kulturrådet en ny økonomimodell for å sikre bedre kontroll og oversikt.
For å sikre effektiv måloppnåelse bedret Kulturrådet i 2021 rutiner for å identifisere og analysere relevante risikoer slik av ledelsen kan iverksette effektive tiltak for å håndtere og kontrollere risikoer som kan hindre måloppnåelse. Vi har spesielt fulgt opp de viktigste målene i tildelingsbrevet og strategien i tillegg til økonomiforvaltningen vår.
Offentlige anskaffelser
Kulturrådet er underlagt Lov om offentlige anskaffelser, og Forskrift om offentlige anskaffelser. Regelverket inneholder og hensyntar også forhold som blant annet arbeidslivskriminalitet, miljø og samfunnsansvar, og regelverket skal etterleves i alle anskaffelser som gjennomføres og kontrakter som inngås. Eksakt hvilke kriterier, krav, betingelser, anskaffelsesprosedyrer, og kontrakter som blir benyttet har sammenheng med den spesifikke anskaffelse og kontrakt. Herunder formål, omfang, type innkjøp/kontrakt, risiko, gevinst, konkurransesituasjon, organisering, samt andre vurderinger.
Kulturrådet har Anskaffelsesinstruks og anskaffelsesprosedyrer, for å tydeliggjøre oppgaver, ansvar og roller og å sikre etterlevelse av lover, regler og føringer. Det ble i 2021 vedtatt nye rutiner for arkivering av anskaffelser. For å informere, forankre og heve kompetansen innenfor anskaffelser og kontraktsoppfølging, så vil det i løpet av 2022 avholdes interne kurs.
Klima- og miljøtiltak
En overveiende andel av Kulturrådets direkte klimaavtrykk skyldes reiseaktivitet. Vi har innført digital deltagelse om førstevalg ved arrangementer og redusert budsjett til reising post pandemien.
Forsikring av innlånt kunst
I 2021 ble det behandlet og gitt tilskudd til to søknader om tilskudd til forsikring av utstillinger over denne ordningen. Da 2021 var innføringsår for ordningen og det også grunnet pandemien var usikkerhet knyttet til gjennomføring av museenes utstillingsplaner, var det i 2021 vanskelig å overholde ordningens frister for varsling og søknad.
Forvaltning av overskudd fra spillvirksomhet i Norsk Tipping AS
Norsk kulturråd forvalter midler fra overskudd fra spillvirksomhet i Norsk Tipping AS til ulike formål. I 2021 ble det forvaltet nesten 42 millioner kroner til blant annet utviklingsprogram for museumssektoren, til historiske spel, til Skeiv kulturår med mer. Midler til historiske spel er omtalt under kapittel 1.1 Amatørteater. Utviklingsprogram for museumssektoren og sikringsmidler er omtalt i kapittel 3.1. Tilskudd til Skeivt kulturår 2022 er omtalt under kapittel 6.1.
Forvaltning av spillemidler til kulturformål
Historiske spel | Museum - søkbare programmer for utviklingstiltak | Museum - sikringsmidler | Skeivt kulturår | |
Spillemidler avsatt til fordeling 2021 | 4 100 | 15 750 | 10 000 | 5 000 |
Utbetalt til prosjekter | 3 842 | 15 080 | 9 278 | 5 000 |
Kulturrådets forvaltning av midlene | 391 | 1 353 | 0 | |
% andel forvaltning av midlene | 9,5 % | 5,3 % | 0,0 % |
Tall i tusen kroner.