Kommunesammenslåing og arkivspørsmål

ABM-skrift #16: Kommunesammenslåing og arkivspørsmål

Denne rapporten oppsummerer erfaringer med behandling av arkiv ved kommunesammenslåinger og gir råd om hvordan kommunene kan sikre arkivene når mange nå går inn i slike prosesser.. All erfaring viser at arkiva er sårbare når organisasjonar blir slått saman. Dersom ein ikkje har kontroll over situasjonen, kan arkiva få redusert kvalitet eller arkivmateriale gå tapt. I kommunal forvaltning kan tap av arkivdokumentasjon få svært negative følgjer. Kommunane har ansvaret for svært mange av dei basistenestene samfunnet tilbyr borgarane. Opphald i barnehage, skolegang, pedagogisk-psykologisk teneste, ulike sosiale tenester, barnevern, legevakt, heimesjukepleie, opphald på sjukeheim, husbygging, osb. Dokumentasjonen av kvifor og korleis borgarane har mottatt slike tenester finst i dei kommunale arkiva. Eksistensen av slik dokumentasjon er eit vilkår for enkeltmenneska sin rettstryggleik når samfunnet har svikta i å yte dei tenestene som vi har lovbestemt rett til.

Tap av dokumentasjon kan dermed føre til redusert rettstryggleik for den enkelte. På lenger sikt kan kjeldegrunnlaget for lokal og regional historie bli redusert. Men dette er enkelt å førebyggje. Dei faglege prinsippa og prosedyrane for arkivbehandling ved organisasjonsendringar er nedfelte i regelverket for offentlege arkiv. Samtidig har vi dei siste tiåra sett framveksten av ei rekkje kommunale arkivinstitusjonar – interkommunale arkiv, byarkiv, fylkesarkiv – med etter kvart høg fagleg kompetanse. Kommunar som står framfor ein samanslåingsprosess har difor tilgang til den nødvendige fagkompetansen.